Tá, que a otimização de processos é importante, todo mundo sabe, não é mesmo?
Mas se todo mundo sabe porque a otimização de processos dentro de uma empresa é tão importante, por que ninguém se preocupa em fazer isso no RH?
É uma pergunta difícil, né? Mas não tem problema, neste texto eu vou te mostrar como um departamento de RH otimizado influencia positivamente a empresa como um todo!
Vem comigo!
Por que a otimização de processos é tão importante para o seu RH
A resposta mais curta para essa pergunta, caso você esteja com muita pressa, é: um RH com processos otimizados consegue fazer mais coisas e produzir mais, têm tempo para direcionar suas ações para atividades mais estratégias e ajudar de uma maneira mais eficiente a empresa a alcançar seus objetivos.
É importante ter em mente que o que foi dito acima vale para qualquer setor de uma empresa também.
Com o passar dos anos, o RH tem deixado de ser aquele setor puramente operacional e burocrático dentro das empresas, que só cuidava do recrutamento e seleção, desligamento de colaboradores, gestão de benefícios e pagamentos.
A cada dia que passa o RH se torna um setor mais estratégico, que ajuda a empresa a atingir seus objetivos e metas, se tornando muito importante para os negócios.
E vamos chegar a um acordo aqui: um RH que não é otimizado não consegue ser estratégico, consegue?
Passos importantes para otimizar os processos do RH
Antes de seguirmos com os passos, é importante dizer que tudo que será dito abaixo serve para qualquer setor de uma empresa!
Estabelecer metas
As metas servem para medir o desempenho do setor e fazer com que as pessoas se esforcem para batê-las. Elas devem ser desafiadoras, mas nunca impossíveis. Metas consideradas inatingíveis só desmotivam os colaboradores.
As metas devem ser estabelecidas com os objetivos da empresa em mente, para que o RH ajude a empresa a chegar onde ela planeja de maneira rápida e eficiente.
Metas também servem para direcionar as ações do setor. Vou falar um pouquinho mais disso no tópico abaixo!
Planejar bem todas as ações
Um bom planejamento é essencial para qualquer estratégia e para que um RH que se considera estratégico saiba como ajudar sua empresa a atingir seus objetivos.
Junte sua equipe e construa com ela um plano de ação para direcionar as atividades do setor. Esse plano deve ser baseado nos objetivos que a empresa pretende alcançar a longo prazo.
Após criar o plano de ação, é importante que ele seja destrinchado em tarefas que serão executadas por cada pessoa do setor, além de planejar como essas tarefas serão organizadas.
Cada pessoa deve montar sua lista de tarefas e organizá-las, definindo prazos e prioridades, para que tudo esteja feito quando necessário.
Um ponto interessante para se ter atenção é que, muitas vezes, tarefas atribuídas a pessoas diferentes têm dependência uma da outra, então o planejamento das tarefas deve levar essas coisas em consideração, para que o trabalho de uma pessoa não seja prejudicado ou atrasado porque uma tarefa de outra pessoa não foi entregue.
Mapear os processos
Após todo o planejamento feito, devemos mapear os processos do setor na busca de torná-los cada vez melhores.
Mapear um processo é, basicamente, fazer o desenho dele. Cada etapa do processo deve ser identificada e desenhada, para que o processo possa ser analisado como um todo.
Identificar falhas
Após ter o processo todo mapeado e desenhado, falhas podem ser identificadas de maneira mais fácil e acertada, para que possam ser corrigidas.
Falhas em processos costumam ser gargalos que dificultam que ele aconteça de maneira mais ágil e assertiva.
Eliminar etapas desnecessárias
Tendo o processo desenhado e as falhas identificadas, é hora de encontrar etapas que são desnecessárias para o processo e o tornam lento e burocrático.
Quanto mais etapas desnecessárias forem identificadas e eliminadas, mais enxuto e mais ágil será o processo e o setor como um todo.
Delegar funções
Se você for o gestor do RH, não adianta querer “abraçar o mundo com as pernas”. Por mais competente que você seja, você nunca conseguirá fazer tudo sozinho ou microgerenciar tudo que cada pessoa faz.
É muito importante que tarefas importantes sejam delegadas, para que cada colaborador saiba quais são suas responsabilidades e facilite a organização.
Dessa forma, o gestor pode se concentrar em atividades mais estratégicas e se preocupe com coisas mais importantes. Além disso, a equipe será capaz de se planejar melhor e entender como pode melhorar os resultados.
Usar ferramentas
É de extrema importância que alguns processos sejam automatizados nas empresas, principalmente no RH. Otimizar processos pode significar automatizar eles.
Quando um setor tem processos automatizados, pode se preocupar com outras tarefas que exigem muita atenção e são muito importantes para a empresa.
É muito importante investir em ferramentas de criação de escalas de trabalho, controle de ponto, gestão de benefícios, divulgação de vagas, etc.
Ter equipes integradas
Além de ter tudo isso que foi dito acima, é importante que os setores e equipes da empresa sejam integrados. Mas o que significa isso?
Cada setor e equipe está ciente do que os outros estão fazendo, para que todos os esforços da empresa possam ser coordenados para que os objetivos sejam alcançados de maneira mais rápida, mais produtiva e mais eficiente.
Exemplos disso são: Setor de marketing integrado com o setor de vendas e RH / DP integrados com a operação.
Setores integrados sempre são mais produtivos e mais estratégicos.
Conclusão
Agora que você já viu todos os passos para otimizar os processos de maneira muito efetiva, conseguiu perceber a importância disso tudo para o RH?
Um RH que é ágil, tem processos otimizados e enxutos e que não tem etapas erradas e nem desnecessárias
Muita informação, não foi? Mas você não precisa ficar preocupado! Vamos repassar o que você viu até aqui?
Você viu porque a otimização de processos é importante para o RH, e logo após isso os passos importantes para se otimizar processos. Eles são:
- Estabelecer metas;
- Planejar bem todas as ações;
- Mapear os processos;
- Identificar falhas;
- Eliminar etapas desnecessárias;
- Delegar funções;
- Usar ferramentas;
- Ter equipes integradas.
Agora que você já sabe a importância e já sabe as tarefas, tá esperando o quê para deixar a empresa em que você trabalha cada vez melhor, garantindo a otimização de seus processos, e se tornar cada vez mais estratégico?