As escalas de trabalho evoluíram ao longo do tempo. Elas se adaptam às necessidades de setores diversos, como call centers, companhias aéreas, supermercados, hospitais, serviços postais e varejo.
Além disso, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), aprovada em 1943, foi resultado das lutas dos trabalhadores ao longo dos séculos. Essa legislação trouxe várias garantias, incluindo a carga horária máxima de 44 horas semanais. Assim, com essa carga estabelecida, as empresas, especialmente aquelas com produção contínua, começaram a adotar escalas de trabalho mais flexíveis. Elas ajustaram turnos, horários e dias da semana para não comprometer a produção.
Neste artigo, você conhecerá, portanto, a história das escalas de trabalho e os tipos de escalas mais comuns.
Mas o que realmente são as escalas de trabalho?
O termo “escalas de revezamento” e “escalas de trabalho” não podem ser tratados como sinônimos. Vê-se ambos os termos sendo usados diversas vezes como a mesma coisa, mas isso está errado.
Escalas de trabalho lidam com a alocação de pessoas em turnos em um período determinado, como um dia, uma semana ou um mês, para uma tarefa específica.
Ou seja, qualquer “escala” (como é dito na rotina) é uma “escala de trabalho”. Muitas empresas chamam de escala de folgas, escala de plantão, etc. Elas podem ter nomes diferentes em cada segmento que são implementadas.
“Escalas de Revezamento” é o termo usado para quando queremos nos referir às escalas com folgas variáveis. Ou seja, a alocação de pessoas em turnos, dias ou horários variados. Se existem folgas em dias diferentes (o contrário de folgas fixas), a escala é de revezamento. Entretanto, as escalas que são feitas por meio de dias de folga fixos (semanais), são as escalas de folga fixa. Ou seja, “sem revezamento”.
Para uma boa criação de escala, a empresa deve responder algumas perguntas antes de iniciar o processo:
- Quais são as regulamentações trabalhistas do seu segmento?
- Quais são as qualificações e preferências de perfil do seu colaborador?
- Existe algum dia da semana ou do mês em que a empresa precisa do máximo de colaboradores possíveis trabalhando?
- A empresa preza por atender essencialmente à demanda ou à Lei? Ou ambos ao mesmo tempo?
É importante lembrar que, além de querer atender às especifidades do colaborador, as escalas devem maximizar a eficiência/produtividade da empresa e buscar sempre a minimização dos custos.
Existem tipos de escalas? Quais são?
Há muitos tipos de escalas de trabalho, com milhares de modelos em uso no mundo. No Brasil, uma empresa mineira especializada catalogou cerca de 40 modelos diferentes nos últimos 15 anos.
Definir uma escala de trabalho eficaz é um processo complexo, repleto de variáveis e desafios. Primeiro, há uma camada de cálculos combinatórios que tornam a criação da escala uma tarefa matemática exigente. Depois, é preciso considerar as bilhões de possíveis combinações que podem existir para atender a um único perfil de demanda.
Além disso, a junção de pessoas e processos em escalas uniformes é um desafio adicional. Isso ocorre porque as necessidades humanas e operacionais nem sempre se alinham.
Finalmente, as regulamentações trabalhistas impõem restrições específicas que podem limitar as opções, exigindo ainda mais precisão na criação das escalas.
Cada setor tem necessidades distintas. Além disso, escolher a escala ideal pode otimizar o desempenho da empresa e garantir que as particularidades de cada segmento sejam atendidas.
Podemos classificar as escalas de trabalho em:
- Escalas de folgas
- Sem revezamento;
- Com revezamento de folgas, mas turnos fixos;
- Com revezamento de folgas e de turnos.
- Escalas de horários
- Horário de entrada fixo;
- Horário de entrada intercalado;
Já podemos visualizar que o assunto “Escala de Trabalho” não é um assunto simples, não é mesmo?
Vamos falar primeiro sobre as escalas de folgas e depois sobre as escalas de horários.
Os diferentes modelos de escalas de trabalho (ou de folga)
Existem diferentes modelos de escalas de folga ou escalas de trabalho, e cada um deles visa atender a uma necessidade da empresa e exigências da CLT e dos Acordos e Convenções Coletivas.
- Escala 5×1
- Escala 5×2
- Escala 6×1
- Escala 6×2
- Escala 12×36
- Escala 24×48
Diferenciações de escalas de folga
Como foi dito acima, as escalas de folgas podem ser classificadas em dois formatos:
- Sem revezamento
- Com revezamento
No primeiro caso, não é necessário revezamento, pois o período não é contínuo. Um exemplo é uma empresa de desenvolvimento de softwares que opera de segunda a sexta.
No segundo caso, o revezamento envolve alocação contínua, garantindo que sempre haja uma pessoa alocada por um período de tempo, como dia, mês ou ano. Um bom exemplo é uma refinaria de óleo, que opera ininterruptamente todos os dias da semana.
Escalas de Horário
As escalas de horário têm grande importância, mas idealmente devem ser definidas apenas após a criação da escala de folgas. Por quê?
Porque é fundamental, antes de ajustar os horários de trabalho de cada colaborador, assegurar que o número necessário de pessoas estará disponível nos dias de maior demanda para a empresa.
O que acontece se a escala de trabalho estiver errada?
As escalas de trabalho são essenciais para garantir que a empresa tenha pessoal disponível de forma contínua, especialmente em setores que exigem revezamento de colaboradores. No entanto, a legislação trabalhista impõe diversas regras que devem ser seguidas para assegurar o descanso dos funcionários. Isso torna a criação de uma escala eficiente um processo desafiador, que exige cuidado para conciliar as necessidades da empresa com as exigências legais, o que pode resultar em custos e erros.
Erros na elaboração e gestão da escala podem trazer sérios prejuízos à empresa, como:
- Retrabalho: a necessidade de refazer a escala, levando em conta o tempo e esforço gastos para sua construção inicial.
- Multas: penalidades financeiras por descumprimento das leis trabalhistas.
- Ações trabalhistas: possíveis processos judiciais movidos pelos colaboradores em razão de irregularidades na escala.
Então, como fazer boas escalas de trabalho?
Criar boas escalas de trabalho exige revezamento e intercalação de horários, baseando-se na Análise Combinatória. Atualmente, a maioria das escalas é feita manualmente, tornando o processo lento.
Quando só uma pessoa cria a escala, fica difícil equilibrar as leis trabalhistas e as demandas operacionais. O RH pode não entender bem as necessidades do negócio, enquanto um gerente pode não cumprir todas as normas legais. Além disso, a revisão da escala gera muito retrabalho.
Para simplificar a criação de escalas, especialmente em operações maiores, é aconselhável usar um software especializado.
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