Sei que você provavelmente sabe muito sobre criar uma escala de trabalho, mas, ainda assim, o termo “Gestão de escalas de trabalho” é mais novo, não é mesmo?
Criar uma escala de trabalho não é algo novo; de fato, quem trabalha com RH já está acostumado com isso. Portanto, posso dizer que já estão “calejados” quando o assunto é esse, não é mesmo?
Afinal de contas, criar uma escala de trabalho manualmente é muito comum para a grande maioria das empresas. Contudo, é importante ressaltar que essa é uma tarefa extremamente demorada e trabalhosa.
Neste texto, eu vou falar com você sobre a gestão das escalas de trabalho; afinal, as coisas só melhoram quando são gerenciadas. Portanto, vem comigo!
O trabalho de criar escalas manualmente
Como eu já falei ali em cima, você que trabalha no departamento de Recursos Humanos ou no Departamento Pessoal, sabe que não é uma tarefa simples criar uma escala de trabalho.
Mas por que é tão difícil assim criar uma escala?
Pra começar, existem muitos tipos de escalas, como por exemplo as escalas 5×1, 5×2 e 6×1, e além disso, criar essas escalas é um esforço matemático.
É basicamente um problema de análise combinatória e permutação. Veja o exemplo abaixo:
Suponhamos que você vai fazer uma escala de trabalho para dois colaboradores da sua empresa ou empresa que você trabalha. A quantidade de possibilidades de alocação para esses 2 colaboradores em 30 dias é igual a 30 fatorial, ou 30!.
Não sabe o que é fatorial? Não tem problema, você pode ler mais sobre isso aqui.
Seguindo com o exemplo:
$$ 30! = 265.252.859.812.191.058.636.308.480.000.000 $$
Eu não sei nem falar esse número. Você sabe?
Independente de sabermos ou não falar ele, essa é a quantidade de possibilidades que você tem para fazer uma escala de trabalho para dois colaboradores que irão trabalhar 30 dias.
Caso você queira descobrir a quantidade de possibilidades de Escalas de 30 dias para 30 colaboradores, é só multiplicar aquele número assustador por 15.
Com muitas possibilidades, existe a chance de errar
Agora que você já viu a quantidade de possibilidades para se fazer uma escala de 30 dias para 2 colaboradores, é hora de te contar mais uma coisa:
Nem todas as Escalas dessas 265.252.859.812.191.058.636.308.480.000.000 possibilidades são corretas.
Mas como assim?
As chances de você errar são GIGANTES.
Essas possibilidades são puramente matemáticas e não consideram a Lei. Isso significa que, quando você cria uma Escala manualmente, você poderá cair em uma dessas opções e, sem perceber, terá criado uma Escala que viola a lei em algum ponto.
Essa violação na Lei significa multa. E caso você não seja uma pessoa que se preocupa com multas trabalhistas, eu tenho uma péssima notícia pra você.
Você já ouviu falar do eSocial? Ele está chegando e com ele virá a nova era das multas. As multas serão automáticas e aplicadas pelo próprio sistema.
Gestão de escalas de trabalho
Já falamos sobre a criação de uma Escala de Trabalho e suas dificuldades, agora é hora de falar sobre a Gestão das Escalas.
Seja manualmente ou através de um sistema que faça isso, criar uma Escala de trabalho é o que toda empresa já está acostumada a fazer.
Mas como qualquer outra coisa em um negócio, é preciso que as Escalas sejam gerenciadas para que a empresa possa entender o que está acontecendo e possa tomar atitudes de melhoria em relação a isso.
Você não consegue melhorar aquilo que não gerencia.
Quando falamos de gestão de algo, falamos de informações. Para a gestão acontecer, é necessário que você tenha informações importantes para a tomada de decisões.
Toda boa gestão é pautada em informação, e quanto mais informação você têm e o quão rápido é seu acesso a essas informações são duas coisas extremamente importantes.
Um bom gestor toma decisões de imediato para resolver problemas e “apagar fogos”, além de reunir informações para realizar um bom planejamento a longo prazo.
Além disso, um gestor também sempre se preocupa em otimizar os processos de sua empresa, para que os resultados sejam cada vez melhores.
Gerindo uma escala: algumas informações importantes
Nesse exemplo abaixo, usaremos um colaborador fictício chamado Adair. Imagine o quão valioso seria se você tivesse a informação de que Adair não bateu o ponto no dia?
Com esse tipo de informação, você, como gestor, pode lembrar o Adair de bater o ponto. Isso evita um trabalho extra para o DP ao fechar a folha de ponto e previne possíveis passivos trabalhistas.
Além disso, e se você pudesse comparar a Escala que você fez com a que está acontecendo?
Para entender o gráfico, a linha verde claro representa a Escala criada, a azul é a Escala gerencial (modificada pelo gestor), e a laranja é a Escala atual.
Além disso, ao analisar rapidamente, vemos que no dia 3 a Escala Modelo (linha verde) tinha 3 colaboradores. O gestor alocou 4, mas um faltou.
Igualmente, no dia 06/06, estavam escalados 4 colaboradores, mas novamente um faltou, resultando em apenas 3 pessoas no setor.
Assim, com informações em tempo real, o gestor pode tomar decisões mais rápidas e ter uma visão geral das Escalas de Trabalho.
Com esses dados, é possível calcular o absenteísmo da empresa e tomar ações para melhorá-lo.
Por fim, você pode descobrir informações valiosas! Seus colaboradores podem estar desmotivados, algo que pode passar despercebido. Você sabia que colaboradores motivados são mais produtivos?
Conclusão
Neste texto, você viu como é complexo criar uma Escala manualmente, especialmente considerando as inúmeras possibilidades para criar uma Escala de 30 dias para 2 colaboradores.
Além disso, você entendeu a importância da gestão das escalas de trabalho e conheceu 2 informações essenciais para isso.
Agora, você acha que é hora de otimizar os processos da sua empresa e iniciar a Gestão das Escalas? Então, entre em contato conosco e peça para conversar com um de nossos especialistas!