Desde a criação da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), podemos apontar evoluções importantes relacionadas ao gerenciamento de processos, pessoas e até mesmo na própria tecnologia em si para atendimento das demandas trabalhistas.
Em contrapartida a esse movimento, nós temos as escalas de trabalho que, de maneira muito tímida, pouco se modificaram até hoje.
“Por quê toda essa burocracia?”, “Por quê ainda fazemos as escalas a mão”, “Por quê o sistema é tão limitado?”, “Como o sistema não entende isso?”, “Mas não é só apertar um botão?”, “O que passou na cabeça de quem criou essa ferramenta?”
Essas e outras perguntas semelhantes, apareciam em minha mente e na dos meus clientes internos. Por mais que eu tivesse anos de experiência em Departamento Pessoal, encontrava certa dificuldade para responder.
Hoje, atuando para uma empresa fornecedora de uma solução em WFM (workforce management, ou seja, Gerenciamento de Força de Trabalho), me encontro do outro lado da “ponte” e acho importante desmistificar alguns “nãos”, além de pontuar fatores que consideramos como limitadores para nossa atuação.
Processo redondo
Essa pode não ser sua realidade, mas existe uma grande parcela de profissionais no mercado, que desenvolve as suas rotinas administrativas de forma manual. Isso mesmo que você acabou de ler, que precisa lançar as informações à mão nos sistemas, isso é, quando eles existem, não é mesmo?
Os impactos existentes nesses processos são diversos, como:
- Probabilidade de erro;
- Possíveis problemas trabalhistas;
- Falta de controle;
- Retrabalho;
- Perda de tempo.
É sempre importante lembrar que tempo é dinheiro, se perdemos tempo, logo as nossas empresas acabam por perder dinheiro.
Mas, afinal de contas o que as escalas tem a ver com isso?
O planejamento de horários e/ou folgas tende a ser uma das rotinas administrativas com maior negligência, por exigir dos responsáveis um certo domínio legal, ser bastante manual, demorada e às vezes, tocar em pontos sensíveis nas lojas como o clima e cultura organizacional.
Veja esse fluxo simplificado:
1- O líder/responsável da loja monta a sua escala em uma planilha.
2- Os colaboradores são informados sobre o planejamento via mural de avisos ou até mesmo via aplicativos de mensagens.
3- O RH recebe a escala, via e-mail, para contabilização das verbas pertinentes, como o pedido de Vale Transporte que tem como base os dias previstos de trabalho.
4- O sistema de ponto utilizado pela empresa cruza as informações de previsão versus realizado e encontra alguns desvios como: Horas Extras, Horas de Absenteísmos e também passíveis trabalhistas.
5- Os responsáveis tomam as medidas necessárias, conforme manual interno da empresa.
Tente pensar nas semelhanças desse conjunto de atividades com a sua realidade e responda aos questionamentos que seguem:
- Percebeu o quão delicado é o processo e quantas ferramentas foram necessárias?
- Como o DP (Departamento Pessoal) garante que tudo isso aconteça dentro do prazo e respeitando todas as regras da legislação vigente?
- Como os líderes/responsáveis pela loja sabem que estão cumprindo todas as determinações legais?
- E a demanda? A alocação escolhida teve foco no cliente?
- Como os colaboradores sabem que seus direitos foram devidamente garantidos?
- Como a diretoria da empresa sabe o volume de inconsistências para atuação?
- Se tudo isso fosse centralizado em único sistema o controle e assertividade seriam melhores?
Cenas dos próximos capítulos…
Ficou curioso para saber como resolver essas e outras questões do processo de criação e gestão de escalas?
Em nosso próximo texto, vamos abordar algumas dicas para melhorar a alocação das pessoas na sua empresa.
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