Em algum momento de sua rotina você já se deparou com os termos “alocação de colaboradores” ou “montagem de escala”? Sabe o que isso significa e qual o impacto que esse planejamento traz para o funcionamento do seu negócio?
Já se perguntou se poderia ser feito de forma mais simples? Mais assertiva e justa para sua equipe?
Trouxemos algumas dicas para mostrar que esse assunto, muitas vezes visto como tabu, pode ser otimizado.
Mas o que seria alocação de pessoas?
O conceito é simples, é a distribuição do seu time durante o horário de funcionamento do seu estabelecimento.
A ideia de garantir o atendimento no tempo exato em que seu cliente tem necessidade pode parecer trivial. Mas, o responsável por fazer essas alocações, sabe que existem vários pontos importantes a serem avaliados para que isso seja possível.
Sem esquecer da sua demanda, coloque em um mesmo pote:
- Limite de dias consecutivos trabalhados;
- Limite de domingos trabalhados no mês;
- Limite de horas trabalhadas na semana;
- Banco de horas;
- Regras específicas do sindicato;
- Absenteísmo;
- Interjornada e ufa!
De forma manual, cobrir todas as questões vira um grande problema e com um agravante que é a possibilidade de erro.
Cada um desses deslizes pode levar a prejuízos financeiros, uma vez que são problemas trabalhistas previstos pelo Ministério do Trabalho.
Além disso, baixa produtividade e falta de engajamento do time também poderão ser observados em casos de falha na alocação.
Priorizar a qualidade individual ou o time?
Um time bem ajustado tende a entregar resultados excepcionais e por isso, esteja aberto para testar todas as opções disponíveis.
Como ponta pé inicial, tenha nos horários de maior movimento/demanda os colaboradores que mais se destacam. O mais importante aqui é aplicar um rodízio entre os demais, a cada trimestre, por exemplo, o seu colaborador ficará alocado em um horário específico. Essa rotatividade permitirá que toda a equipe conheça o fluxo do seu negócio com todas as particularidades possíveis e, dessa forma, será possível garantir que os colaboradores mais experientes repassem seus conhecimentos aos demais.
Você notará que a maturidade de toda a equipe será alterada em um curto espaço de tempo, as chances de evolução individual e da produtividade da equipe tendem a aumentar consideravelmente.
Mas, nem tudo são flores nesse modelo, esteja atento para ajustar e conversar com o time se perceber algum desconforto entre a equipe ou se os resultados não forem os que você esperava.
E por falar em resultados, a medição da produtividade é imprescindível. Ela deverá ser sempre o seu foco inicial.
Teve queda nesse indicador? Um dos fatores para essa redução está relacionado à sua alocação? Em caso afirmativo, não tenha medo de propor uma nova configuração de escala para cobrir as falhas identificadas.
Aprenda com os erros
Avalie cada uma das tentativas, relacione os pontos positivos e negativos e teste mais uma vez! Estamos em constante evolução e não podia ser diferente com o nosso trabalho. O mercado muda e com isso suas necessidades, o que nos obriga a ter esse movimento constante de aperfeiçoamento.
Errou? Não se desespere! Identifique o que fugiu do controle para que não se repita e tente outra vez, tudo isso faz parte do processo.
Use a tecnologia como aliada
Entendendo a dificuldade em torno desse assunto, algumas empresas optaram por buscar no mercado soluções de I.A (inteligência artificial) e a gama de possibilidades tem se expandido a cada dia.
Já pensou em cruzar o histórico de suas demandas e conseguir, de forma automática, prever o movimento e com base nisso ter uma sugestão para distribuição dos colaboradores existentes no quadro, e ainda conseguir seguir todas as premissas legais vigentes?
Existem soluções capazes de trazer respostas para problemas antigos, como:
- Ter pessoas disponíveis para atender o cliente quando ele precisa;
- Reduzir horas extras desnecessárias e os seus custos;
- Dar um fim para as infrações trabalhistas;
- Ter uma jornada de trabalho justa para toda a equipe sem prejudicar a produtividade
Essas são apenas algumas dicas de como é possível facilitar a alocação dos seus colaboradores, fazendo com que ela seja mais assertiva.
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