Gestão de Escalas de Trabalho: O que é isso?

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Sei que você provavelmente sabe muito sobre  criar uma escala de trabalho, mas o termo “Gestão de escalas de trabalho” é mais novo, não é mesmo?

Criar uma escala de trabalho não é algo novo, e quem trabalha com RH já está acostumado com isso. Posso dizer que já estão “calejados” quando o assunto é esse, não é mesmo?

Afinal de contas, criar uma escala de trabalho manualmente é muito comum para a grande maioria das empresas, e é uma tarefa extremamente demorada e trabalhosa.

Neste texto eu vou falar com você sobre a gestão das suas escalas de trabalho, afinal de contas, as coisas só melhoram quando são gerenciadas. Vem comigo!

O trabalho de criar escalas manualmente

Como eu já falei ali em cima, você que trabalha no departamento de Recursos Humanos ou no Departamento Pessoal, sabe que não é uma tarefa simples criar uma escala de trabalho.

Mas por que é tão difícil assim criar uma escala?

Pra começar, existem muitos tipos de escalas, como por exemplo as escalas 5×1, 5×2 e 6×1, e além disso, criar essas escalas é um esforço matemático.

É basicamente um problema de análise combinatória e permutação. Veja o exemplo abaixo:

Suponhamos que você vai fazer uma escala de trabalho para dois colaboradores da sua empresa ou empresa que você trabalha. A quantidade de possibilidades de alocação para esses 2 colaboradores em 30 dias é igual a 30 fatorial, ou 30!.

Não sabe o que é fatorial? Não tem problema, você pode ler mais sobre isso aqui.

Seguindo com o exemplo:

$$ 30! = 265.252.859.812.191.058.636.308.480.000.000 $$
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Eu não sei nem falar esse número. Você sabe?

Independente de sabermos ou não falar ele, essa é a quantidade de possibilidades que você tem para fazer uma escala de trabalho para dois colaboradores que irão trabalhar 30 dias.

Caso você queira descobrir a quantidade de possibilidades de Escalas de 30 dias para 30 colaboradores, é só multiplicar aquele número assustador por 15.

Com muitas possibilidades, existe a chance de errar

Agora que você já viu a quantidade de possibilidades para se fazer uma escala de 30 dias para 2 colaboradores, é hora de te contar mais uma coisa:

Nem todas as Escalas dessas 265.252.859.812.191.058.636.308.480.000.000 possibilidades são corretas.

Mas como assim?

As chances de você errar são GIGANTES.

Essas possibilidades são puramente matemáticas e não consideram a Lei. Isso significa que, quando você cria uma Escala manualmente, você poderá cair em uma dessas opções e, sem perceber, terá criado uma Escala que viola a lei em algum ponto.

Essa violação na Lei significa multa. E caso você não seja uma pessoa que se preocupa com multas trabalhistas, eu tenho uma péssima notícia pra você.

Você já ouviu falar do eSocial? Ele está chegando e com ele virá a nova era das multas. As multas serão automáticas e aplicadas pelo próprio sistema.

Gestão de Escalas de Trabalho

Já falamos sobre a criação de uma Escala de Trabalho e suas dificuldades, agora é hora de falar sobre a Gestão das Escalas.

Seja manualmente ou através de um sistema que faça isso, criar uma Escala de trabalho é o que toda empresa já está acostumada a fazer.

Mas como qualquer outra coisa em um negócio, é preciso que as Escalas sejam gerenciadas para que a empresa possa entender o que está acontecendo e possa tomar atitudes de melhoria em relação a isso.

Você não consegue melhorar aquilo que não gerencia.

Quando falamos de gestão de algo, falamos de informações. Para a gestão acontecer, é necessário que você tenha informações importantes para a tomada de decisões.

Toda boa gestão é pautada em informação, e quanto mais informação você têm e o quão rápido é seu acesso a essas informações são duas coisas extremamente importantes.

Um bom gestor toma decisões de imediato para resolver problemas e “apagar fogos”, além de reunir informações para realizar um bom planejamento a longo prazo.

Além disso, um gestor também sempre se preocupa em otimizar os processos de sua empresa, para que os resultados sejam cada vez melhores.

Gerindo uma escala: algumas informações importantes

Nesse exemplo abaixo, usaremos um colaborador fictício chamado Adair. Imagine o quão valioso seria se você tivesse a informação de que Adair não bateu o ponto no dia?

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Quando você tem esse tipo de informação, você Gestor pode ir até o Adair e lembrá-lo que ele esqueceu de bater o ponto, evitando assim um trabalho maior por parte do seu DP na hora de fechar a folha de ponto e evita possíveis passivos trabalhistas.

E se você pudesse fazer uma comparação entre a Escala que você fez e a que está acontecendo?

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Para você entender o gráfico acima, a linha verde claro é a Escala criada, a linha azul é a Escala gerencial, que é a Escala após algumas modificações do gestor e a linha laranja é a Escala que está efetivamente acontecendo.

Com uma rápida análise, podemos perceber que a Escala Modelo (linha verde) tinha 3 colaboradores alocados no dia 3, o Gestor fez mudanças e alocou todos os 4 para trabalhar nesse dia, mas um colaborador faltou.

No dia 06/06 estavam escalados 4 colaboradores, porém mais uma vez um deles faltou, e a empresa operou esse setor com somente 3 pessoas nesse dia.

Com informações desse tipo disponibilizadas em tempo real para um Gestor, a tomada de decisões é mais rápida e é possível ter uma visão geral do que está acontecendo na empresa em relação às Escalas de Trabalho.

Com essas informações é possível também perceber e calcular, por exemplo, o nível de absenteísmo da empresa, e ações podem ser tomadas para melhorar isso.

Você pode descobrir coisas muito valiosas! Seus colaboradores podem estar desmotivados, e você não tinha visto ainda. Você sabia que colaboradores motivados são mais produtivos?

Conclusão

Nesse texto você viu como é complexo criar uma Escala de forma manual, viu o número absurdo de possibilidades que existem para se fazer uma escala de 30 dias para 2 colaboradores.

Depois disso você viu a importância de se fazer a gerência de suas Escalas de Trabalho e teve contato com 2 exemplos de informações que podem ser muito importantes na hora de gerir as Escalas de Trabalho de sua empresa.

Acha que é a hora da sua empresa otimizar processos e começar a fazer a Gestão das Escalas de Trabalho? Entre em contato com a gente e peça para conversar com um de nossos especialistas!

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