Escalas de Trabalho: Tudo que você precisa saber

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As Escalas de Trabalho têm sido estudadas ao longo do tempo, à medida que surgem organizações com demandas diferentes de trabalho como call centers, companhias aéreas, supermercados, hospitais, serviços postais, varejo em geral, entre outros.

Em 1943, a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) foi aprovada, depois de muita luta dos trabalhadores ao longo dos séculos passados.

A CLT trouxe algumas garantias, e entre elas a delimitação de uma carga horária máxima de 44 horas trabalhadas semanalmente. Com essa carga horária máxima definida, empresas – principalmente as de produção ininterrupta – começaram a implementar escalas que variavam em turnos, horários e dias da semana, para não prejudicar a produção.

Neste texto você irá ler sobre a história das escalas de trabalho, seus tipos e modelos, consequências de se fazer uma escala errada e implicações positivas quando se faz uma boa.

Mas o que realmente são as escalas de trabalho?

O termo “escalas de revezamento” e “escalas de trabalho” não podem ser tratados como sinônimos. Vê-se ambos os termos sendo usados diversas vezes como a mesma coisa, mas isso está errado. Escalas de trabalho (em geral) lidam com as questões da alocação de pessoas em turnos de trabalho em um determinado período de tempo, geralmente um dia, uma semana ou um mês para determinada tarefa/função.

Ou seja, qualquer “escala” (como é dito na rotina) é uma “escala de trabalho”. Muitas empresas chamam de escala de folgas, escala de plantão, etc. Elas podem ter nomes diferentes em cada segmento que são implementadas.

“Escalas de Revezamento” é o termo usado para quando queremos nos referir às escalas com folgas variáveis. Ou seja, a alocação de pessoas em turnos, dias ou horários variados. Se existem folgas em dias diferentes (o contrário de folgas fixas), a escala é de revezamento. Entretanto, as escalas que são feitas por meio de dias de folga fixos (semanais), são as escalas de folga fixa. Ou seja, “sem revezamento”.

Para uma boa criação de escala, a empresa deve responder algumas perguntas antes de iniciar o processo:

  • Quais são as regulamentações trabalhistas do seu segmento?
  • Quais são as qualificações e preferências de perfil do seu colaborador?
  • Existe algum dia da semana ou do mês em que a empresa precisa do máximo de colaboradores possíveis trabalhando?
  • A empresa preza por atender essencialmente à demanda ou à Lei? Ou ambos ao mesmo tempo?

É importante lembrar que, além de querer atender às especifidades do colaborador, as escalas devem maximizar a eficiência/produtividade da empresa e buscar sempre a minimização dos custos.  

Existem tipos de escalas? Quais são?

Existem MUITOS tipos de escalas de trabalho. Para ser mais claro, podem existir milhares de modelos de escalas diferentes no mundo todo. No Brasil, existem cerca de 40 modelos diferentes, (unicamente) catalogados por uma empresa mineira dedicada ao estudo e otimização desse assunto há 15 anos.

Não é tarefa fácil falar de escalas. Existem muitas variáveis e dificuldades que surgem ao longo do caminho de criação delas, começando pela matemática complexa que existe em torno deste processo.

Em primeiro lugar, por ser uma análise combinatória complexa. Segundo, por existirem bilhões de probabilidades de combinações, dentro de um único perfil de demanda. Terceiro, pela alta complexidade ao se juntar Pessoas e Processos em uma mesma lógica. Quarto, a Lei Trabalhista limita e dificulta ainda mais o processo de criação da escala.

De acordo com o segmento que a sua empresa atua, existe um tipo/modelo de escala que atende melhor às suas necessidades e especificidades.

Podemos classificar as escalas de trabalho em:

  1. Escalas de folgas
    • Sem revezamento
    • Com revezamento de folgas, mas turnos fixos
    • Com revezamento de folgas e de turnos
  2. Escalas de horários.
    • Horário de entrada fixo
    • Horário de entrada intercalado

Já podemos visualizar que o assunto “Escala de Trabalho” não é um assunto simples, não é mesmo?

Vamos falar primeiro sobre as escalas de folgas e depois sobre as escalas de horários.

Os diferentes modelos de escalas de trabalho (ou de folga)

Existem diferentes modelos de escalas de folga ou escalas de trabalho, e cada um deles visa atender a uma necessidade da empresa e exigências da CLT e dos Acordos e Convenções Coletivas.

Diferenciações de escalas de folga

Como foi dito acima, as escalas de folgas podem ser classificadas em dois formatos:

  1. Sem revezamento
  2. Com revezamento

No primeiro caso, não há necessidade de revezamento porque o período não é contínuo. Uma empresa de desenvolvimento de softwares que executa suas operações apenas de segunda à sexta é um bom exemplo de utilização esse tipo de escala.

Já no segundo, o revezamento remete a um processo de alocação contínua, ou seja, sempre haverá uma pessoa alocado durante um determinado período de tempo, seja ele (dia, mês e ano). Um excelente exemplo é  o funcionamento ininterrupto de uma refinaria de óleo, que executa suas operações todos os sete dias da semana, sem parar.

Escalas de Horário

As escalas de horário também são muito importantes, mas devem ser feitas somente após a escala de folga. O por quê disso??

Porque antes de se preocupar com o horário de trabalho de cada colaborador, você deve se preocupar em alocar a maior quantidade de pessoas nos dias em que a empresa mais precisa.

O que acontece se a escala de trabalho estiver errada?

As escalas de trabalho são necessárias para demandas que exigem uma disponibilidade contínua de pessoas, acarretando na necessidade de revezamento de colaboradores. Entretanto, como a legislação determina várias regras que devem ser cumpridas para garantir o descanso dessas pessoas, construir uma escala que atenda as demandas e ao mesmo tempo as regras da lei torna o seu processo de construção difícil, custoso e passivo de erros.

Erros na criação e gestão da escala podem gerar prejuízos para empresa de diversas formas:

  • Retrabalho ao ter fazer a escala de novo, levando em consideração o tempo gasto para fazê-la.
  • Multas por erros que ferem as leis trabalhistas.
  • Ações trabalhistas

Então, como fazer boas escalas de trabalho?

A necessidade de revezamento, intercalação de horários ou ambos é um problema que remete a conhecimentos da área matemática, onde torna-se necessário analisar todo um conjunto de possibilidades e combinações. Esta área é conhecida como Análise Combinatória.

Hoje em dia, a grande maioria das escalas é feita de forma manual e seu processo de criação é lento, exigindo muito tempo e trabalho.

Quando somente uma pessoa é responsável pela criação das escalas, ela deve ter em mente as leis trabalhistas e a demanda do negócio, para tentar alocar os colaboradores da melhor forma possível.

Porém isso é muito difícil, porque se o único responsável pela criação da Escala for o RH, ele não vai conhecer tão bem as demandas de operação da empresa, e se um gerente da operação criar as escalas, ele vai ter dificuldade em atender a todas as regras da Lei.

Por outro lado, quando a escala é feita em “duas etapas”, o retrabalho é extremamente grande, pois a pessoa responsável por criar a escala deve submetê-la ao RH ou ao DP para que ela seja revisada e aprovada, e caso algo esteja fora das leis, a escala deve ser ajustada até que tudo fique de acordo com a lei.

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