Em nosso último conteúdo falamos sobre todas as dificuldades enfrentadas por quem conduz o processo de criação e gestão das escalas de trabalho. A otimização é possível e, nesse texto, queremos compartilhar com você algumas dicas que podem ser aplicadas em sua rotina, para garantir a melhoria de seus resultados atrelados a um bom planejamento.
Cenário legal e possibilidades
A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) é muito específica sobre as regras a serem observadas durante a construção da escala. Só não podemos deixar de observar que cada negócio tem um sindicato que regulamenta suas atividades e implementa obrigações complementares.
A demanda vem em paralelo, como prioridade também, e exige que se tenha um time maduro e disponível o suficiente para não deixar a peteca cair.
Além disso, existem inúmeras combinações de escala de horários e folgas a ser escolhida, para “facilitar” um pouco mais a vida de quem conduz esse assunto.
Mas, será que todas podem ser utilizadas em seu negócio? Todas as opções existentes maximizam o lucro da empresa? E a parte jurídica é garantida em todas elas?
Para pensarmos juntos…
De quem é a responsabilidade de garantir a assertividade no processo das escalas? É do DP (Departamento Pessoal)? É da própria Operação? O ideal não seria que o próprio sistema validasse as informações e garantisse as questões legais, para que seu foco fosse direcionado aquilo que realmente interessa, gerar receita?
Como o líder/responsável pelo planejamento saberia que o modelo de folgas utilizado em sua loja/empresa otimiza os resultados? Ou que a alocação de pessoas atende todos as premissas?
Ao final do mês, com os seus resultados de faturamento, você consegue associar a melhora ou a piora desse indicador, tendo em vista a escala criada?
É possível melhorar essas questões e eu posso te dar algumas dicas:
Desenhe o fluxo atual e tente identificar os pontos de fragilidade e, a partir desse exercício, você terá maior clareza das suas prioridades, ou seja, para onde deve voltar sua atenção.
Minimize, sempre que possível, os processos manuais. Desenvolva em seus colaboradores o perfil crítico/analítico, ouça de quem está com “a mão na massa” as dores e busquem juntos novas opções.
Por maior que seja a dificuldade para automatização desse tráfego de informações, é importante que a equipe de TI seja envolvida, viabilizando a análise e consequentemente a integração dos dados.
Os resultados positivos são notórios:
- Redução de erros;
- Melhor acompanhamento;
- Otimização do tempo;
- Geração de relatórios;
- Padronização das informações;
- Maior aderência ao Compliance (adequação às normas dos órgãos de regulamentação);
- Dados em tempo real;
- Controle do processo como um todo.
Inove! Sempre busque soluções que te ajudam a crescer
É possível alcançar a inovação ao aplicar pequenas modificações nos processos atuais, e para esse momento vale tudo!
Uma prática comum e que costuma trazer boas sugestões de melhoria é, reunir um grupo multidisciplinar para, discutir um situação identificada como oportunidade. Quanto mais variado for o seu grupo (idade, cargo, tempo de empresa, área de atuação…), maior a probabilidade de ampliar as visões sobre as soluções. Assim como em todos os processos, é imprescindível que o objetivo seja traçado com clareza para otimizar o tempo e garantir que essas ideias apresentadas estejam de acordo com a sua necessidade.
Além dos processos, hoje, podemos contar com a tecnologia como uma importante aliada.
Caso vocês não possuam um sistema especializado na gestão das escalas ou, o que é utilizado já não atenda mais como esperado busque por ajuda.
A variedade de opções para ferramenta de gestão de escala pode até assustar em um primeiro momento, mas lembre-se de que você já tem em mãos os pontos de fragilidade mapeados em seu processo e, por isso, já sabe exatamente do que precisa.
Quanto maior autonomia o sistema possuir, maior será o ganho processual para o seu negócio.
Opte por soluções robustas, com I.A (inteligência artificial) atrelando, as diversas fases do processo, como:
- Validação das regras trabalhistas;
- Variedade para modelos de alocação;
- Alocação das pessoas conforme a sua demanda;
- Possibilidade de integrações;
- Gestão da escala;
- Controle de horas extras;
- Análise dos incidentes (desrespeito às normas dos órgãos de regulamentação);
- Acessos personalizado por níveis de permissão;
- E demais pontos que julgar decisivos para sua tomada de decisão.
Procure indicações de empresas que já utilizam a automatização do processo de gestão de escalas. É possível que eles tenham um case de sucesso para compartilhar com você.
Tente descobrir as lições aprendidas por essas empresas, o intuito é não precisar passar pelas mesmas dificuldades nos primeiros passos dados para automatização do processo.
Não teve acesso as lições aprendidas? Não se desespere!
A dica de ouro é o acompanhamento do processo com definições claras para as métricas de sucesso e, se necessário, ajuste os indicadores.
Caso seja viável opte por utilizar Provas de Conceito (PoC), através dessa experimentação do sistema, será possível identificar as melhorias a serem alcançadas pela utilização a longo prazo da ferramenta.
Achou interessante a possibilidade de automação desse processo? A Revex pode ser uma grande parceira neste desafio. Para conhecer um pouco mais, clique no botão abaixo!
