O eSocial tem sido uma preocupação para muitas pessoas, e por incrível que pareça, para outras não. Isso é um problema. O novo sistema do governo irá recolher todas as informações de uma empresa e armazená-las para que sejam feitas auditorias.
Quem ainda está despreocupado com o eSocial, está assim pois não sabe da dimensão e importância desse sistema. Donos e gerentes de empresas costumam dizer que não estão preocupados com isso pois têm uma contabilidade que irá cuidar de todos os detalhes para eles, incluindo a implementação e envio de arquivos para o eSocial.
Neste texto você irá entender melhor como acontecerão envios de documentos para o sistema do governo e a importância desse envio.
Empresas prestadoras de serviços fiscais
As famosas empresas contabilidade também devem estar preparadas. O investimento na capacitação de seus funcionários é de extrema importância. Cursos e treinamentos podem fazer a diferença, e como diferencial, a capacitação de seus colaboradores nos processos de TI, todos voltados ao processo de implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Compartilhamento de informações contábeis
A partir do uso do eSocial o governo aumentou o controle da fiscalização das informações prestadas pelas empresas, assim como a agilidade e eficiência nesse controle, uma vez que os dados prestados por meio eletrônico são padronizados.
Auditoria Eletrônica
Ao realizar o envio das informações ao eSocial os dados são inseridos no sistema, em seguida os mesmos passam pela auditoria e cruzamento de informações, o sistema aponta os erros e advertências e demonstra os benefícios.
A auditoria eletrônica ou digital tem o objetivo de validar e certificar os arquivos fiscais e contábeis apresentados ao fisco. O processo assegura a análise dos dados e o cruzamento dos mesmos, a fim de conferir a totalidade dos arquivos enviados. Dessa forma, a auditoria digital impede o envio de dados equivocados para o sistema, reduzindo assim os riscos tributários e dando a oportunidade do aproveitamento dos benefícios fiscais.
Envio de documentos
A partir da implantação do eSocial todos os acontecimentos referentes a processos da empresa envolvendo seus funcionários deverão ser enviados ao sistema, algumas dessas informações são referentes a admissões, férias, demissões e escalas de trabalho.
É válido ressaltar que o sistema do eSocial não funciona offline, ou seja, não é possível realizar o download do sistema. Dessa forma, existem dois modos para o gestor realizar o envio de suas obrigações.
- O responsável pode usar o portal do eSocial e realizar a imputação dos dados de forma manual. Esse processo só é possível em empresas com até 10 funcionários.
- Outro modo de envio dos documentos é a partir de um arquivo XML. Vale lembrar, o documento deve seguir o layout determinado pela plataforma.
O arquivo é aceito mediante a validação da assinatura do certificado digital, posteriormente o mesmo é transmitido ao ambiente nacional do eSocial pelo sistema utilizado pelo empregador.
Após o envio o sistema retorna o protocolo de envio, as informações são então validadas no ambiente do eSocial e um recibo de entrega ou uma mensagem contendo os erros do envio são gerados e enviados para o usuário.
Ao receber a entrada no sistema ou o documento XML, os dados são verificados são verificados pelo eSocial. A integridade dos dados é checada e então o sistema emite um recibo com o protocolo.
Esse recibo contém um número que será utilizado em eventuais retificações, consultas e exclusões dos dados.
O eSocial mantém esses recibos por tempo indeterminado em seu sistema, entretanto, por segurança é importante que a empresa mantenha uma cópia dos mesmos, pois esses documentos são os comprovantes da entrega e cumprimento das obrigações
A assinatura dos documentos enviados será realizada por um certificado digital. Esse certificado é emitido pela Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira – ICP – Brasil, e deverá ser do tipo A1 ou A3
Certificado Digital
Com o aumento da utilização da internet para a digitalização de documentos importantes, houve o surgimento da necessidade de manter esse processo seguro contra possíveis invasões e vazamentos de dados. Dessa forma, foi criado um tipo de certificado para proteger essas informações, o certificado digital.
O certificado digital é um tipo de assinatura desenvolvida que assegura a validade jurídica e garante uma proteção às transações online e outros serviços que funcionam via internet. Dessa forma o certificado digital permite que empresas se identifiquem e possam assinar de forma digital qualquer documento.
O eSocial irá funcionar com dois tipos de certificado digital.
Logo abaixo, vamos ver quais são esses certificados e suas características.
A1 – No certificado A1, todas informações são registradas e ficam armazenadas no computador do gestor do sistema. Esse tipo de certificado funciona como um par de chaves, uma pública e outra privada e não necessita de tokens ou smart cards, podendo ser utilizado em vários computadores para a realização da validação dos dados. Vale lembrar, esse tipo de certificado possui validade de 1 ano.
A3 – O certificado do tipo A3 diferente do A1, possui estrutura física, dessa forma a chave fica armazenada em um token ou smart card. Esses dispositivos podem ser utilizados em diversos computadores, basta possuir sua senha de acesso. Esse tipo de certificado possui validade de 1 até 3 anos.
Conseguiu perceber um pouco da importância da dimensão do eSocial e como ele vai abranger muitas áreas?
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